Mituri și adevăruri legate de productivitate – Multitaskingul: o soluție simplă pentru cei care doresc o muncă mai dificilă.

Delegarea – funcție de bază a leadershipului. Și nu doar atât.
04/04/2018

Există o multitudine de mituri referitoare la productivitate și eficiență personală. Majoritatea dintre noi probabil am auzit, într-un context sau altul, despre multitasking. Îmi vine în minte celebrul exemplu al lui Napoleon Bonaparte din cărțile istorice citite în copilărie, care îl descriau pe împărat ca adunând în jurul său 10-12 secretari, pentru a le dicta acestora, în paralel, diverse scrisori și acte oficiale.

Atunci când căutăm în magazinele de aplicații pentru smartphone-ul sau computerul nostru, cu siguranță găsim zeci sau sute de aplicații care se mândresc cu faptul că ne sporesc sau susțin abilitățile de multitasking. Exista chiar exemple concrete de companii care cer din partea angajaților, ceea ce ele numesc “abilități de multitasking”. Deci, multitaskingul pare să fie ceva bun. Corect? Cine nu și-ar dori să fie la fel de productiv ca Napoleon Bonaparte?

Dacă înclinați să răspundeți afirmativ la prima întrebare de mai sus și în mod evident credeți că titlul articolului conține o greșeală de redactare (termenul dificilă trebuind înlocuit cu ușoară), permiteți-ne să vă prezentăm o serie de argumente care s-ar putea să vă infirme credințele anterioare legate de multitasking.

Dar ce înseamnă multitasking?

Am apelat la cea mai la îndemână sursă de informații pentru a ne da un răspuns universal acceptat: Wikipedia “Multitaskingul reprezintă o abilitate umană aparentă de a efectua mai mult de o singură sarcină, într-o perioadă scurtă de timp. Un exemplu de multitasking este răspunsul la apelurile telefonice atunci când scrii un e-mail și (n.r. /sau) citești o carte”. Pe scurt, putem să definim ca multitasking obiceiul de a lucra (sau de a ne concentra) la două sau mai multe sarcini în același interval de timp.

Într-o serie de articole publicate recent, Earl Miller, profesor de neuroștiințe în cadrul renumitei universități americane MIT afirma că, deși foarte multe persoane se consideră experte în multitasking, aceasta nu este decât o iluzie: ”Noi oamenii avem o capacitate extrem de limitată de gândire simultană – nu putem reține decât foarte puțină informație în creierul nostru, la un anumit moment”. Miller afirmă că, deși oamenii consideră că efectuează două sau mai multe operații în paralel (multitasking), de fapt acestea sunt efectuate secvențial, creierul nostru fiind astfel forțat să alterneze rapid sisteme neuronale diferite (swich-tasking). Problema este că fiecare schimbare implică un cost cognitiv relativ ridicat și pierderea concentrării.

Mulți dintre noi suntem tentați să credem că efectuarea în paralel a 2 sau mai multe sarcini ne va spori productivitatea în mod proporțional. Principala problemă este că în această situație, în mod evident nu vom putea să acordăm 100% din atenția noastră niciuneia dintre sarcini.

Mai mult, o serie întreagă de studii au demonstrat faptul că multitasking-ul conduce la eliberarea în creierul nostru a hormonilor de stres (cortizol), care pe lângă faptul că generează o stare de grijă și disconfort, limitează performanțele memoriei noastre pe termen scurt, diminuează capacitatea de organizare și filtrare a informației, reducând eficiența și calitatea muncii.

Alternarea continuă între sarcini poate conduce pe termen lung la consolidarea unor obiceiuri nocive pentru creierul nostru. Finalizarea unei sarcini, oricât de neînsemnată ar fi aceasta (transmiterea unui e-mail sau răspunsul la un mesaj text) stimulează producerea unui alt hormon cerebral, dopamina. Dozele frecvente de dopamină, generate de mini-sarcinile finalizate, pot crea pe termen lung o anumită stare de dependență și un fals sentiment de împlinire. În mod evident, concentrarea cu prioritate pe aceste mini-sarcini va avea efecte nocive asupra sarcinilor cu adevărat importante.

Cu toate acestea, se pare că există o tendință umană naturală către multitasking. Multitaskingul în sine activează o parte din sistemul de recompensă al creierului nostru, generând sentimente de productivitate și împlinire. Există studii care afirmă că acest mecanism nu reprezintă altceva decât o determinare de tipa antropologic: capacitatea de concentrare a atenției asupra mai multor factori din mediul extern, factori care ar putea să prezinte semne ale pericolelor iminente, putea face o diferență majoră în termeni de supraviețuire pentru strămoșii noștri. Cu toate acestea, acest tip de mecanism nu își mai justifică avantajele în societățile moderne. Mai mult, creșterea continuă a expunerii la dispozitive digitale, aplicații și în general la stimulii externi din ce în ce mai abundenți, caracteristică ultimelor decenii, are efecte nocive asupra capacității noastre de concentrare și asupra productivității individuale în general.

Pe scurt: multitaskingul nu reprezintă o abilitate de trecut în CV ci, mai degrabă un obicei contra-productiv, care trebuie eliminat. De cele mai multe ori, atunci când apelăm la multitasking, efectele sunt următoarele:

  • Timpul de efectuare a sarcinii este mai mare,
  • Sarcina este percepută ca fiind mult mai dificilă, decât în cazul în care este efectuată izolat,
  • Probabilitatea apariției greșelilor este mult mai mare,
  • Apare starea de stress, abilitățile cognitive ale persoanei fiind diminuate în mod semnificativ.

Ce putem face?

Pentru maximum de eficiență, calitate și creativitate avem nevoie să ne concentrăm exclusiv asupra sarcinii la care lucrăm. Un bun început ar fi să ne stabilim intervale concrete în care să lucrăm neîntrerupți la cele mai importante sarcini ale noastre. Pe parcursul acestor perioade: puneți telefonul de-o parte (dacă este posibil chiar într-o altă încăpere), închideți toate ferestrele aplicațiilor sau paginile internet pe care nu le folosiți pe parcursul efectuării sarcinii respective și opriți notificările aplicației de e-mail. Nu vă bazați pe puterea voinței! Este foarte greu să învingeți dorința creierului uman de a citi un mesaj, atunci când acesta apare în aria noastră vizuală. Creați intervale clare de timp pe parcursul zilei în care vă ocupați de mesajele e-mail. Dacă este posibil, faceți-vă un obicei din a vă verifica e-mailul și aplicațiile smartphone-ului de doar 3-4 ori pe zi. Dacă tot vă este greu să vă concentrați, încercați să luați o pauză scurtă și să faceți puțină mișcare fizică. Creșterea fluxului de sânge din creier poate să vă ajute la îmbunătățirea concentrării.

 

Productivitatea personală se fundamentează pe o serie de obiceiuri eficiente de muncă. Toate acestea pot fi învățate și însușite prin repetare constantă. Programul nostru de eficiență personală (PEP®) oferă soluții complete pentru orice situație și pentru orice persoană, acompaniind în mod optim participanții pe parcursul întregului proces de dobândire a noilor abilități.

Asocierea personalității lui Napoleon Bonaparte cu “abilitatea” de multitasking nu reprezintă altceva decat un mit, menit să amplifice fascinația față de marele împărat francez. Adevărul este că modul său de abordare a muncii nu era deloc similar comportamentului de multitasking, Bonaparte având o abordare extrem de structurată a muncii: “Diferite subiecte și afaceri diferite sunt aranjate în capul meu ca într-un cabinet (dulap). Când vreau să întrerup un anumit fir al gândirii, închid definitiv respectivul sertar și deschid un altul.”

 

Aron Emil TATARU

Senior Consultant

PEP Worldwide Romania