Prioritizarea – o investiție pe termen lung în propriile obiective

Mituri și adevăruri legate de productivitate – Multitaskingul: o soluție simplă pentru cei care doresc o muncă mai dificilă.
25/05/2018

Timpul nostru este limitat. Este acea resursă care nu poate fi suplimentată prin cumpărarea de unități adiționale. Singura soluție pe care o avem la dispoziție este cea a utilizării eficiente a timpului disponibil.

Un studiu recent, publicat în noiembrie 2016, realizat de Accenture și BI Norwegian Business School, pe un eșantion de 1770 de manageri din 14 țări, relevă faptul că managerii, de toate nivelurile petrec 54% din timpul lor efectuând sarcini administrative cu valoare redusă: coordonarea programului subordonaților, scrierea sau citirea de rapoarte de rutină.

Prioritizarea activităților reprezintă o strategie extrem de eficientă pentru persoanele care se confruntă cu o încărcare mare cu sarcini. Însă prioritizarea nu trebuie privită doar ca un simplu exercițiu de management al timpului, prin intermediul căruia clasificăm activitățile în funcție de importanță și urgență. În primul rând, procesul de prioritizare ar trebui să înceapă cu clarificarea obiectivelor individuale. Trebuie să definim foarte clar scopul muncii noastre, ceea ce dorim să obținem, ce așteaptă organizația și managerul de la noi sau, altfel spus, care este valoarea adăugată a muncii noastre, pentru companie, pentru colegi și nu în ultimul rând, pentru noi înșine. Cunoașterea clară a obiectivelor individuale reprezintă primul pas în procesul de prioritizare a sarcinilor. Obiectivele noastre sunt cele care determină nivelul de importanță al fiecărei sarcini. Obiectivele se transformă în priorități și prioritățile devin acțiuni concrete.

Doar atunci când cand am reușit sa definim foarte clar obiectivele individuale putem să inițiem procesul propriu-zis de prioritizare, un proces care presupune parcurgerea a 5 pași succesivi:

1. Identificarea sarcinilor cu valoare scăzută presupune analizarea fiecărei sarcini, prin oferirea unui răspuns clar la următoarele întrebări:

  • Contribuie sarcina la atingerea obiectivelor individuale sau ale organizației? Cât de importantă este respectiva sarcină?
  • Când trebuie finalizată sarcina? Care este gradul de urgență al sarcinii?

În funcție de răspunsurile pe care le identificăm la cele două întrebări de mai sus, sarcinile pot fi distribuite în 4 mari categorii (conform principiilor modelului clasic de time-management Eisenhower-Covey): importante și urgente, importante însă care nu sunt urgente, urgente însă care nu sunt importante și lipsite de importnță & urgență.

2. Catalogarea sarcinilor în funcție de urganță și importanță nu reprezintă decât primul pas al procesului. Este acum momentul să decidem:

  • Care dintre sarcini pot fi eliminate imediat?
  • Care sunt sarcinile care pot fi delegate cu un efort minim?
  • Exista sarcini care pot fi redefinite sau revizuite?

O altă întrebare care poate fi utilizată acum este: care dintre sarcinile noastre ar putea fi automatizate sau externalizate?

3. Descărcarea reprezintă cel de-al treilea pas al procesului de prioritizare și vine ca o continuare normală a pașilor anteriori. De cele mai multe ori descărcarea este realizată prin intermediul delegării sau al eliminării. În ambele cazuri este necesară o foarte bună comunicare atât a deciziei în sine, cât și a atât a motivelor obiective care stau în spatele deciziei de descărcare.

Delegarea este un proces distinct în sine și trebuie să fie tratată cu maximum de atenție, pentru că modul în care este realizată are potențialul de a influența climatul organizațional și motivația echipei.

4. Primii trei pași ne ajută să eliminăm sarcinile cu valoare scăzută pentru rolul nostru. Insa nu este suficient. Trebuie să identificăm cea mai bună alocare a timpului eliberat. În caz contrar, există riscul ca timpul eliberat să fie acaparat de noi probleme urgente.

Principalele opțiuni pe care le avem la dispoziție pentru utilizarea eficientă a timpului eliberat sunt:

  • Alocarea de timp suplimentar pentru acele activități care sunt importante, însă nu sunt neapărat urgente,
  • Concentrarea pe activitățile pe care ar trebui să le facem dar pentru care nu avem niciodată timpul necesar,
  • Optimizare și inovare sau ascultarea clienților interni și externi în scopul îmbunătățirii continue a activității,
  • Dezvoltare personală.

5. Procesul nu se oprește aici: pasul 5 presupune asumarea formală a angajamentului de a respecta planul definit. Este vital să discutăm noua formulă de alocare a timpului cu managerul, mentorul sau cu un coleg. Mai mult, explicăm acum care sunt activitățile pe care le eliminăm și de ce și agreem că vom evalua realizările pe parcursul următoarelor săptămâni. Întâlnirile de follow-up trebuie stabilite și marcate în calendar, în caz contrar existând riscul de a abandona noile obiceiuri încă din primele zile.

Există diverse moduri în care putem să ne organizăm cele 24 de ore pe care le avem la dispoziție în fiecare zi. Adoptarea unui proces complet de prioritizare reprezintă de fapt o modalitate simplă și rapidă de creștere a productivității individuale.  Depinde doar de noi cât timp alocăm activităților care sunt cu adevărat importante.

Aron Emil TĂTARU

Senior Consultant

PEP Worldwide Romania